Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 12 juli 2026

Tenderflow is een initiatief van Flow Media. In deze verklaring lees je hoe wij omgaan met je persoonsgegevens en met de documenten die je aan Tenderflow toevertrouwt. We verwerken gegevens zorgvuldig en in lijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Welke gegevens we verwerken

Als je je aanmeldt voor vroege toegang of contact opneemt

• je naam en de naam van je bedrijf;
• je e-mailadres;
• optioneel: hoe vaak je per jaar inschrijft en waar je tegenaan loopt;
• de inhoud van je bericht.

Als je Tenderflow gebruikt

• de aanbestedingsstukken en bijlagen die je uploadt;
• de teksten, gegevens en referenties die je in een dossier verwerkt;
• account- en gebruiksgegevens die nodig zijn om de dienst te leveren.

De documenten die je uploadt kunnen persoonsgegevens van derden bevatten, bijvoorbeeld cv's of referenties. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de gegevens die je aanlevert.

Waarvoor en op welke grondslag

• om contact met je op te nemen over je aanvraag voor vroege toegang of je bericht — op basis van je toestemming;
• om de dienst te leveren: je uitvraag lezen, adviseren, optioneel meeschrijven en toetsen — op basis van de uitvoering van onze overeenkomst met jou;
• om de dienst te beveiligen, te onderhouden en te verbeteren — op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Hoe lang we gegevens bewaren

• gegevens uit het vroege-toegang- of contactformulier: zolang dat nodig is om je aanvraag af te handelen, en daarna niet langer dan nodig;
• een eenmalig dossier: je houdt er na afronding een maand toegang toe. Aan het einde van die maand kun je alles exporteren en downloaden, daarna verwijderen we het;
• bij een abonnement: je dossiers blijven bewaard zolang je abonnement loopt. Na beëindiging verwijderen we ze binnen een redelijke termijn, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

Beveiliging en waar je gegevens staan

Je documenten en gegevens worden versleuteld bewaard en zijn alleen toegankelijk voor jouw organisatie. Andere gebruikers kunnen nooit bij jouw dossiers. Je gegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie.

Inzet van AI en verwerkers

Tenderflow gebruikt AI om je uitvraag te lezen, te adviseren en mee te schrijven. Dat gebeurt op jouw stukken, voor jouw inschrijving. Je stukken worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Voor het leveren van de dienst schakelen we verwerkers in, zoals een hostingpartij en de leverancier van de AI-verwerking. Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten waarin we afspreken dat zij je gegevens alleen verwerken voor Tenderflow en passend beveiligen. Een actueel overzicht van de verwerkers die wij inzetten ontvang je op verzoek via koert@flow-media.nl.

Cookies

Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en zet geen analytische trackers van derden in. Alleen technisch noodzakelijke functies die nodig zijn om de site te tonen worden gebruikt.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, en op correctie, verwijdering, beperking of overdracht ervan. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking en een gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar koert@flow-media.nl. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst of de regelgeving daarom vraagt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Vragen over privacy of over verwerkersafspraken? Neem gerust contact op. Meer over hoe we met vertrouwelijke stukken omgaan lees je op vertrouwen en beveiliging. Tenderflow is een initiatief van Flow Media.